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人事外包公司可协助客户所规避的风险

虽然在实施人力资源外包方面存在一些风险,但人力资源外包是现在人力资源管理发展的一个方向,只要参与各方能有效的防范人力资源外包过程中出现的风险,企业就可以充分的利用人力资源外包的优势来服务本企业。

(一)加强立法与市场管理

完善企业人力资源外包的立法,健全人力资源外包市场,加强过程管理。人力资源外包是我国劳动人事制度改革的必然产物,而且人力资源外包具有良好的发展前景,是大势所趋。但是,我国目前尚无相应的、完善的法律法规去规范外包行业的运作。为了规范、维护人力资源外包市场秩序,国家必须尽快制定出台相关政策法规,为人力资源外包的发展壮大提供完善强大有序的法律保障。企业和人事外包公司之间应采取一定的措施规避风险,如信息共享、优化合同、建立监控机制等,尤其在双方合作的各个阶段应制定合理的激励机制使得管理更加有效。建立行业协会为本行业企业提供入市咨询、人员培训等服务,对接受人力资源外包服务企业的合法权益进行保护,制裁行业内企业的欺诈、牟取暴利、坑害客户等行为。只有通过不断的完善外包市场,才能保证人力资源外包业务的健康发展。

 

(二)选择合格的外包服务商

企业在做人力资源外包规划的时候首先要确定人力资源管理外包的具体项目及所要达到的目标,要判断到底哪些功能适合人事外包,哪些不适合,明确考虑所要取得的短期及长期目标,不能只重视短期的利益而忽视企业长期的发展目标再细化所要外包的职能,列出每一步骤的细节并给出预算成本,明确目标并制订完善的外包计划。然后根据企业所要达到的要求和目标选择合适的人事外包公司

我国的人力资源外包虽然起步比较晚,但是发展十分迅速,提供外包服务的人事外包公司层出不穷。选择合适的人事外包公司是外包过程中非常重要的一环。一般来说,企业选择合适的人事外包公司,应考虑以下几个因素:一是成本效益。在进行人力资源管理外包的决策过程中,大多数企业都关心所付出的成本,包括员工薪酬、福利、办公设备等,还应该考虑企业现有员工的未来能力、企业的技术状况、员工和管理人员对外包完成此工作的满意度等;二是人事外包公司的信誉和质量,它将对外包工作的完成乃至整个企业的正常发展起到决定性作用,应当从公司实力、专业背景、客户口碑等方面综合了解,针对所要进行人事外包的内容,选择专业可靠的人事外包公司(1) 综合能力评估。包括人事外包公司对相关法律法规和专业知识的了解程度;人事外包公司的风险预测和防范能力;通过实地考察获取服务商的信誉和服务水平等信息;考察人事外包公司的技术水平和人员素质水平、职业道德等。(2) 运作过程评估。审查人事外包公司所提供的标准、政策和程序是否满足人力资源外包项目运行和控制的要求,是否提供足够的安全防范措施。

 

(三)签订详细周密的人事外包服务合同

由于企业与人事外包公司的非行政隶属关系,必须用具有法律效力的人事外包合同来约束双方的行为,这是企业和人事外包公司合作的基础,是维持双方合作关系的可靠凭证,是直接关系到人事外包是否成功的关键因素。通过谈判所形成的详细周密的人事外包合同必须包括:人事外包的具体业务、承接各种业务的价格、双方的职责范围、合作的期限、工作的进度,预期所要达到的目标,列出完善的外包时间表;因违规协议各方应承担的责任等;有关知识产权的保密协议等,在合同签订之前还应该有专门的法律人员对合同的内容进行仔细审阅,避免可能出现的法律纠纷。除此之外企业还应有效的监控及激励机制,强化人力资源外包执行,构建信任与沟通机制, 加强人力资源外包过程管理。

 

(四)人力资源管理人员积极自我转变

随着独立组织日益成为与其他公司紧密联系相互依赖的虚拟组织的组成部分 ,人力资源管理人员的角色应该由某领域的专家转变为具有开阔战略视野的通才,他们应掌握大量信息,和内外部资源拥有者建立良好关系。与掌握理论原理与技术专长方面的知识相比较 ,掌握资源所在与人事外包公司方面的知识就更为重要。随着现代信息技术在整合各项外包的人力资源活动方面发挥着越来越重要的作用,迅速适应、掌握 IT 技术并深入挖掘其在虚拟化人力资源管理方面的巨大潜能,将是摆在人力资源部门和人事经理面前的艰巨任务。

 

(五)做好各方面的沟通与协调

因为人力资源管理外包,绝不是将所有的业务都外包出去 ,所以企业内部必须保留必要的人员配备,加强人力资源的核心管理职能。为了更好地管理人力资源,增强员工的满意度,保留的人力资源管理者作为交流的媒介,必须加强和外包商及内部员工的沟通与协调。与员工进行合理有效的沟通,取得他们的信任,将信息和新的策略传递到公司的各个层面,以解释、指导和推动人事外包工作的顺利进行,降低各项风险

人力资源管理者应该处处从员工的利益出发,听取他们的呼声。对于需要分流的员工,要充分做好他们的思想工作,充分征求他们的意见,并做好辅助工作,使他们通过承包合同的形式转为人事外包公司的专业化员工;针对员工的顾虑和猜疑,给予员工正确的引导,让他们理解人事外包并不等于工作机会的丢失,相反的是人事外包将意味着企业更加重视每一个员工的发展,并会依据企业未来发展的需要以及个人的兴趣爱好为他们制定个性化的发展方案以帮助他们能够尽快地胜任另一个更有挑战、更有意义的工作岗位,采取措施打消员工的顾虑,取得他们的信任,让他们了解其在外包中所扮演的角色,以便更积极地投入到本职工作中去。

制订明确的沟通规范和沟通指南,充分利用科技信息沟通工具,建立多种形式畅通的信息沟通渠道。企业对人事外包公司的服务质量进行“满意度”调查,并随时向人事外包公司反馈员工的问题和建议,协助他们改进工作方法。另外,企业必须保持对人事外包业务的随时监测和评估,提高人事外包公司的服务水平。

 

(六)增强文化协调意识,培养信任合作的文化

每个企业都有自己独特的文化和价值观,在企业的发展过程中逐步形成,企业与人事外包公司应了解彼此的文化背景、行为方式及用人理念, 在相互尊重、沟通、协调的基础上形成整体的团队合作文化,实现目标一致与文化共融,依赖沟通信任的关系。

 

(七)能有效终结人事外包业务

一旦公司想自己承担某项人力资源业务或者想外包给另一家服务更好的公司,就得与当初的专业人事外包公司解除外包关系。这时,企业必须慎之又慎,既要处理好与原来合作的人事外包公司之间的关系,又要全面地收回所有相关的人力资源信息,以防止机密泄露,避免使企业蒙受巨大的损失。在人事外包服务完成后,企业与人事外包公司应总结成功的经验和吸取失败的教训,从而为以后的人事外包奠定良好的基础。

目前,在我国实施人力资源外包的企业和外包服务商之间的合作,因受人事外包市场的成熟度、竞争环境的不确定性、技术更新、政治、经济、法律等因素的影响,从而引发了各种新的风险。但是如果管理者能够采取积极有效的风险规避措施, 是可以化弊为利的。 随着社会经济的飞速发展和市场竞争的日益激烈,人力资源管理外包战略正以其独具的优势为越来越多的企业所认同和运用,最终为企业带来更大的经济效益。


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